UiT-forsker skaffet seg sekretær i Ghana. Universitetet satte ned foten

— Det var en uriktig vurdering av meg. Jeg gjorde en feil. Jeg hadde ikke helt sett denne problemstillingen, sier Marius Storvik.

Han er førsteamanuensis i juss og bruker mye tid på andre ting enn forskning og undervisning, som å svare på e-poster og skrive reiseregninger.

— I går brukte jeg i underkant av én time på å fylle ut reiseregninger, sier han.

Det er lenge siden vitenskapelig ansatte i Norge hadde private sekretærer, men Storvik fikk en idé.

Han kom over en annonse fra en person i Ghana, et land han har en tilknytning til etter å ha hatt flere forskningsopphold der.

— Han tilbød seg å være «virtual private aspirant» eller noe sånt, forteller han.

— Jeg så at det kunne være en praktisk løsning for mange av utfordringene mine.

Inngikk en avtale 

På sin neste tur til Ghana møtte han personen, og de ble enige om en avtale.

Storvik skulle ha daglige digitale møter med assistenten, som skulle jobbe inntil to timer daglig for Storvik.

Dette betalte Storvik for privat, og det var en avtale de to inngikk privat. 

Han vil ikke opplyse om noen sum til Khrono, men sier han betalte det en sekretær i Ghana ville fått for en fulltidsjobb, mens denne personen altså bare jobbet to timer daglig.

— Personen var fornøyd med det, sier han.

 I 2022 tjente offentlig ansatte i Ghana i snitt i underkant av 2500 norske kroner i måneden.

I februar i år startet de opp, men det ble kortvarig. Det ble tidlig klart at det var litt begrenset hva assistenten kunne gjøre, da han ikke kunne få innloggingsinformasjonen til universitetets systemer.

Dette gjorde assistenten 

I møtene delte Storvik skjermen sin med assistenten, som blant annet hjalp ham med å gå gjennom e-postene hans. 

— Og så diskuterte vi: «Hvor lang tid skal jeg bruke på den e-posten?» Og så besvarte jeg e-postene der og da. Ofte, når jeg får en e-post fra en student, får jeg lyst til å kommentere på mange andre ting for å hjelpe studenten. Men i disse møtene prøvde jeg å fokusere og ga et kort og effektivt svar.

— Det var veldig nyttig, sier han.

Assistenten laget for eksempel også en effektiv løsning for ham for å signere papirer. Tidligere var det en omstendelig prosess med skanning og printing som tok ti minutter. Nå tar det 30 sekunder, forteller Storvik. 

Stopp etter to uker 

Men det ble stopp etter mindre enn to uker i februar. Marius Storvik har en podkast med en kollega, og en lytter kontaktet universitetet etter at Storvik snakket om ordningen i podkasten.

Det var spørsmål om denne ordningen var brudd på personvernreglene. UiT undersøkte saken, og Storvik fikk beskjed om ikke å bruke den personlige assistenten til arbeidsoppgaver på denne måten.

UiT meldte også saken som et avvik til Datatilsynet. I avviksmeldingen står det at Storvik fortalte at assistenten hjalp ham med å få «oversikt over e-post, status på besvarelser, kalenderadministrasjon, oppfølging av private gjøremål og generell oppgaveoversikt», men at han ikke fikk tilgang til UiTs systemer.

UiT skriver videre at det tidlig ble klart at det forelå brudd på «flere bestemmelser i GDPR».

At en ekstern hadde fått se disse opplysningene, er et «konfidensialitetsbrudd, og dermed vurderer UiT dette som brudd på personopplysningssikkerheten», står det i rapporten.

personvern

UiT meldte Sandra Borch-lekkasje til Datatilsynet

Storvik trodde det var greit 

Storvik sier at han ikke tenkte på at dette kunne være et personvernbrudd.

— Jeg tenkte at dette var såpass lite inngripende at det ikke var behandling av personopplysninger.

— Men tenker du ikke at e-poster, som kan inneholde alt fra faglige spørsmål til helseopplysninger, er personopplysninger?

— Det ene er hva jeg tenkte da, det andre er hva jeg tenker nå. Det hender noen forteller om sykdommer og slike ting, men det har jeg holdt utenom, sier Storvik, som forteller at han sorterte ut de sensitive e-poster før møtene. 

— De opplysningene som har blitt gjort tilgjengelige, er navn på personen som har sendt e-posten, og eventuelt det grove innholdet i spørsmålet. For det første: Jeg jobber ikke med sensitive opplysninger, jeg er ikke helsepersonell eller jobber med studieadministrasjon. For det andre: Min assistent kunne ikke norsk og kunne ikke lese disse tekstene.

Det var altså kun snakk om å dele skjerm, personen fikk ikke selv tilgang til e-postkontoen hans. 

— Har mye administrasjon

Storvik legger til at det er en teoretisk mulighet for at assistenten tok bilder av e-postene og fikk dem oversatt. Men både han og universitetet vurderer det som lite sannsynlig at sensitiv informasjon kom på avveie.

Han er ikke uenig i at det han gjorde er et personvernbrudd, men mener at det ikke var åpenbart.

— Jeg tenker at det var helt riktig at det ble stoppet. Jeg gjorde en feil. 

— Hvorfor hadde du behov for dette?

— Vi akademikere har mye administrasjon i tillegg til forskning og undervisning. Jeg underviser på mange ulike studier, har flere ulike forskningsprosjekter og reiser en del, noe som medfører administrative oppgaver som tar tid. Jeg har en lang universitetsutdanning, men å fylle ut en reiseregning kan likevel ta en time. Jeg lette etter en måte å gjøre dette mer effektivt på, men i jakten på effektivitet overså jeg dessverre personvernproblemstillingen.

Dekan: — Ikke ønskelig 

Dekan Tore Henriksen ved UiTs juridiske fakultet sier at saken ble løst på en god måte og at alle har trukket lærdom av den.

— Man kan jo ha forståelse for at folk har mye å gjøre, men slike løsninger er ikke ønskelig. Vi hadde et møte med ham, og han ble bedt om å avslutte det, kommenterer han.

Dekanen tror alle kan føle på at administrasjon tar mye tid, men understreker at det er en del av jobben. Når du forsker, hører det for eksempel til jobben å søke om midler og rapportere.

— Administrasjon må alle gjøre uansett om man liker det eller ikke. Så kan man alltid diskutere hvor mye, hva slags og hvem som bør gjøre det. Men akkurat den løsningen synes jeg ikke var ideell, sier han. Han legger til at det også er mulig å få hjelp av vitenskapelige assistenter, og at det er interne ordninger for å få avløsning.

— Kjent problemstilling 

Forskerforbundets leder, Steinar Sæther, kjenner ikke til lignende saker.

— Jeg synes det er veldig underlig. Jeg har aldri hørt om noe lignende før, sier han.

Men at vitenskapelig ansatte opplever at administrative oppgaver spiser av forsknings- og undervisningstiden, er kjente toner.

— Det er en problemstilling våre medlemmer er veldig opptatt av. Mange er frustrerte, og har vært det lenge, over at det blir mindre tid til kjerneoppgavene — til undervisning og forskning — og mer går til administrasjon.

Men han synes ikke løsningen er å få seg en personlig sekretær i Ghana.

— Den løsningen er ikke noen oppskrift. Vi må sørge for at støttefunksjonene blir bedre og at forventningene til forskere er realistiske, slik at man ikke havner i en skvis som gjør at man velger den typen løsninger.

Debatt ● kaja wendt og hebe gunnes

Forskerne jobber stadig mer, men har mindre tid til å forske