Bitter strid om rettigheter og ansvar i avsluttet EU-prosjekt

— Jeg har blitt rævkjørt, for å si som dere trøndere ville sagt.

Ordene kommer fra Kåre Harald Drager, president i den frivillige organisasjonen Tiems.

81-åringen har de siste 30 årene jobbet som frivillig i organisasjonen som ifølge seg selv er dedikert til å skape en tryggere verden gjennom å spre kunnskap, teknikker og verktøy for å forsøke å hindre og håndtere krisesituasjoner.

En av måtene de gjør det på, er gjennom samarbeid med forskningsprosjekter i EU-systemet, slik som The Impetus Project, finansiert av Horisont2020-midler. I The Impetus Project samarbeidet de blant andre med Sintef, som var prosjektkoordinator.

Prosjektet med sine 16 partnere hadde et budsjett på snaut 8 millioner euro, eller i underkant av 95 millioner kroner, og var aktivt i perioden september 2020 til februar 2023.

Tiems hadde som partner ansvaret for å spre informasjon om, og kunnskap fra, prosjektet, i samarbeid med resten av konsortiet. Det gjorde de blant annet gjennom utvikling og drift av nettsiden, og å produsere en brosjyre. Men da de begynte med den siste brosjyren, opplevde Drager å bli motarbeidet.

Uenighet om video

— Dette er jo en fillesak for Sintef. De er så store i dette systemet at for dem betyr ikke dette noe som helst, men for en liten organisasjon som vår, så betyr det mye, sier Drager.

Brosjyren, som lå i arbeidspakken Tiems hadde ansvar for, hadde et budsjett på 5000 euro, eller rundt regnet 60.000 norske kroner etter dagens kurs, som var ment å dekke eventuelle ekstra direkte kostnader i forbindelse med produksjonen. Tiems valgte å løse brosjyren som en  prosjektvideo bestående av stillbilder med tale over, en videobrosjyre.

Drager forteller at de fikk beskjed av Sintef om at de ikke trengte brosjyren, til tross for at den ifølge Tiems var del av organisasjonenes ansvarsoppgaver ved avtaleinngåelse. 

— De ga meg beskjed om at hvis jeg motsatte meg ordre og fortsatte å jobbe med brosjyren, så ville de ikke godkjenne den, sier Drager.

Sintef på sin side mener at Tiems tok avgjørelsen om å lage denne brosjyren på egen hånd.

— Det stemmer at jeg ga beskjed om at jeg ikke kunne godkjenne den første versjonen de presenterte. Men det var på grunn av innholdet. De hadde laget en presentasjon som promoterte partnerne, ikke prosjektet. Det var det jeg mente ble feil, og dette ble også endret på slik at den endelige versjonen fokuserte på nettopp prosjektet og det vi hadde fått til, sier konsortiets prosjektkoordinator til Khrono.

Han ønsker ikke navnet sitt på trykk.

Avviksmelding mot Tiems

Brosjyren ble levert og lagt ut på prosjektets nettside. Drager hørte ikke mer fra Sintef før de ba om å få administrator-tilgang til nettsiden.

— Jeg tenkte som så at en må jo kunne stole på hverandre, selv om det har vært uenighet, og ga dem tilgang. Neste gang jeg sjekket siden, hadde de fjernet videoen fra nettsiden, sier Drager.

Sintef varslet også EU-kommisjonen om mulige avvik i forbindelse med brosjyren. De argumenterte med at kostnaden var overflødig og at prosjektet hadde flere lysbildefremvisninger og ikke trengte en til.

I tillegg stilte de spørsmål ved hvorvidt regningen på 5000 euro var reelle kostnader. Tiems hadde fått en tredjepart til å lage brosjyren for seg, og fakturaen derfra var på akkurat samme beløp som det var budsjettert med, noe Sintef syntes fremsto som mistenkelig. Det ble også løftet fram at det kunne være en interessekonflikt ettersom en av direktørene i  selskapet som laget videoen for Tiems, også er kasserer i Tiems.

— Tiems burde først ha forhørt seg om hvorvidt det var kompetanse i konsortiet til å lage videoen. Da hadde de fått ja. I tillegg mener jeg at 5000 euro er et høyt nok beløp til at han burde ha hentet inn tilbud fra flere, selv om det ikke er høyt nok til at det utløser noe krav om et formelt anbud, sier prosjektkoordinatoren.

Tiems på sin side argumenterte med at de ikke valgte selskapet fordi de hadde kasserer derfra, men fordi de hadde gode erfaringer med leveranser derfra tidligere. Hva sluttsummen angår forklares det med at kostnaden ble forhandlet ned fra et høyere utgangspunkt, og at dette ga mest igjen for pengene, som er et krav fra EU.

Årsaken til at brosjyren ble fjernet fra forsiden, var ifølge Sintef at innholdet i den og innholdet i den endelige rapporten overlappet. Derfor vurderte de det som best å erstatte brosjyren med rapporten på forsiden, noe de informerte Tiems om i juli.

— Den var hele tiden tilgjengelig andre steder på siden, sier prosjektkoordinatoren.

Tiems fratok Sintef administrator-rettighetene til nettsiden, og Drager lastet opp videoen på nytt. Så gikk forskningsinstituttet ifølge Drager hardere til verks. 

Forsøkte seg på nødovertakelse

Over en periode på drøye to uker skal de ifølge Drager ha sendt et tyvetalls e-poster hvor de krevde å få overført nettsidene til seg selv, og kom med advarsler om hva som kom til å skje dersom nettsidene ikke ble overført. Drager var i denne perioden på ferie med begrenset nettilgang, noe det automatiske svaret fra e-postklienten hans fortalte alle som tok kontakt.  I en e-post til konsortiet skriver Drager at han ikke vet hvor grensen for trakassering går, men at han opplever dette som svært nært. 

— Så fikk jeg en melding fra Eurid (de som administrerer .eu-domener, journ.anm.) om at prosjektkoordinatoren hadde forsøkt seg på en nødovertakelse av domenet, hvor de lovet på tro og ære at de hadde konsortiets velsignelse til å ta over siden. Heldigvis sa de nei, forteller Tiems-presidenten.

På spørsmål om hvorfor de valgte å prøve på det Drager omtaler som en nødovertakelse av domenet, svarer Sintef følgende:

— Jeg trodde det var en feil som gjorde at jeg hadde mistet tilgangen, og at domenet sto i prosjektets navn. Derfor tok jeg kontakt med Eurid på vegne av prosjektet for å få tilgang til nettsiden, sier prosjektkoordinatoren.

Hva gjelder alle e-postene er dette vanlig i avslutningsfasen til et prosjekt, ifølge Sintef. Det ville rett og slett ikke vært praktisk å sende melding til hele konsortiet og utelate noen mottakere fram til datoene de var tilgjengelige igjen, skriver de.

— Flere e-poster var «kun til informasjon», og andre meldinger var svar på kommunikasjon initiert av Tiems, sier kommunikasjonssjef Mala Wang-Naveen i Sintef Digital og legger til:

— Tiems hadde forøvrig gjort det klart at alle endringer på siden måtte gjøres av dem. Derfor måtte Drager kontaktes underveis i ferien, da koordinator ikke hadde adgang. Da ble det sendt en forespørsel om overføring av domenet, og vi sendte instruks om hvordan dette kunne gjøres.

Ville holde igjen snaut 200.000 

Til slutt sendte Sintef et forslag om å holde igjen de utestående utbetalingene til Tiems frem til de hadde overført nettsiden. De utestående utbetalingene var på til sammen snaut 200.000 kroner, noe som tilsvarer omtrent fem prosent av Tiems totale inntekter fra prosjektet.

— Hvorfor valgte dere å gå til dette skrittet?

— Det er sjelden vanlig med avstemninger i generalforsamlingen i mindre saker som dette. Etter at Tiems ikke rettet seg etter avstemningen hvor 15 stemte for at Sintef skulle overta og én stemte mot ble det en ny avstemning. Her ble det besluttet at vi kunne forsinke en del av finansieringen, og dette ble formidlet til Tiems. Håpet var at Tiems skulle rette seg etter generalforsamlingens ønsker, sier kommunikasjonssjefen.

Da heller ikke dette fikk Drager til å gi etter opprettet Sintef en ny nettside med et .org-domene, og den gamle .eu-siden stengt ned. 

— Det jeg ikke skjønner er hvorfor det er så viktig for Sintef å ta over denne siden. Den vesentlige forskjellen på ny og gammel side er at den nye ikke presenterer brosjyren, og ettersom Sintef ikke liker den, så kan jeg ikke se noen annen grunn enn at de ikke ønsker at den skal vises, sier Drager.

— Det står i avtalen at prosjektkoordinatoren ikke skal utvide sin rolle på noe som helst måte, og når de da tar over våre oppgaver er det nettopp det de gjør. De bryter konsortiumavtalen. Jeg er for gammel til å la meg bli overkjørt på denne måten.

Avgjørelser tatt av generalforsamlingen

Sintef avviser at de, ved å ta over nettsiden, utvider sin rolle. De sier at det ikke er uvanlig at mindre oppgaver i et stort prosjekt flyttes på, uten at dette innebærer en endring eller utvidelse av rolle.

— Årsaken til at vi ønsker å ha kontroll over siden er at det normalt er koordinator, altså oss, som blir kontaktet dersom det skulle være noe som må endres i bakkant av prosjektet. Da er det enklere at vi kan fikse det enn at vi må gå via Tiems, som ofte brukte lang tid på å fikse endringene, sier prosjektkoordinatoren og påpeker at det ikke var Sintef som tok avgjørelsen:

— Beslutningen om å overføre ansvaret for nettstedet ble tatt av generalforsamlingen i en e-postavstemning mot Tiems ene motstemme. 

— Dere er en størrelse i EU-systemet. Selv om det hadde vært uenighet, tror dere noen ville tatt til motmæle?

— Om det med «størrelse i systemet» siktes til antall EU-prosjekter Sintef har, ser vi ingen relevans i dette tilfellet. Løsningene på uenigheter må ifølge regelverket forankres i generalforsamlingen, og det ble gjort her, sier kommunikasjonssjef Wang-Naveen.

— Hvorfor hadde dere det så travelt med å få overført siden?

— Når de siste rapportene er levert kan det ta alt fra to uker til flere måneder før prosjektet er endelig avsluttet. Vi ønsket at alt skulle være på plass, inkludert den endelige nettsiden som skal leve etter prosjektet, innen vi kom dit. Så viste det seg at den endelig avslutningen med alle godkjenninger tok lengre tid, men det kunne vi ikke vite på forhånd, svarer prosjektkoordinatoren.

Drager har tidligere antydet at han er villig til å vurdere overføringen av nettsiden og ansvaret for vedlikeholdet så snart de har fått betalt for den jobben de har gjort.

Nå er regnskapet til forskningsprosjektet godkjent av EU-kommisjonen, som med det avviste avviket Sintef meldte inn. Spørsmålet er da: Vil Drager overføre nettside og ansvar?

— Vi har nå fått medhold fra EU i dekningen av videokostnadene, og Sintefs avviksmeldinger er avvist. Nå har vi henvendt oss til EU for å legge frem saken om nettsiden, der vi mener Sintef bryter med konsortieavtalen. Vi forventer at den nettsiden vi etablerte blir gjeninnsatt som den offisielle nettsiden for prosjektet, med videoen på forsiden. Hvis Sintef da fremdeles er interessert i å overta som webmaster, er vi villige til å diskutere saken med dem, sier han.