Fem universiteter og høgskoler får arkivtilsyn

I alt får 54 offentlige virksomheter tilsyn med sine rutiner for arkivhold og håndtering av sakspapirer og journaler, av disse 32 kommuner og 22 statlige virksomheter. 

Fem universiteter og høgskoler får tilsyn: Politihøgskolen, Samisk høgskole, NTNU, Høgskolen i Østfold og OsloMet.

OsloMet har fått beskjed om at tilsynet vil skje 11. september, melder universitetet på sine internsider. Rektor, IT-direktør, arkivleder, og fagpersoner vil delta i tilsynet.

Hensikten er å avdekke avvik som for eksempel manglende systemoversikt, arkivansvar, langtidsplanlegging og arkivrutiner. I noen tilfeller ser man også på teknologiske løsninger, enkelte fagområder eller kjente problemområder.

Høsten 2020 fikk Høgskulen på Vestlandet pålegg om å rette opp ni mangler etter tilsvarende tilsyn, mens NHH fikk tre pålegg.

høgskulen på vestlandet

Får kritikk for dårlig arkivarbeid. Hadde etterslep på mange tusen dokumenter

Kan ha store konsekvenser

Ifølge Arkivverket vil de fleste tilsynene sannsynligvis avdekke avvik.

— Vi ønsker å gjøre vårt for å hindre at denne type avvik oppstår, fordi det har store konsekvenser for enkeltmennesker, offentlige organer, demokrati og tillit til offentlig forvaltning. Dette vil også bedre arkivkvaliteten til virksomheter som allerede har et godt arkivhold, skriver Arkivverket på sine nettsider.

Valgt ut etter risiko

De som får tilsyn i år er valgt ut etter en risikovurdering basert blant annet på en spørreundersøkelse blant 200 statlige virksomheter i 2023. Historikk fra tidligere tilsyn, medieoppslag og tips spiller også inn i utvelgelsen.

Blant annet viste spørreundersøkelsen at 4,7 prosent eller 11 virksomheter opplevd at papirarkiver hadde gått tapt eller var blitt skadet det siste året.

Tilsvarende svarte 2,1 prosent at digitale arkiver hadde gått tapt eller blitt skadet det siste året.

8,6 prosent svarte at organisasjonen har arkivverdig dokumentasjon plassert i skyløsninger der server er plassert i utlandet. Av disse svarte litt under halvparten at de hadde en autentisk kopi av de samme dataene på norsk jord. 

tilsyn

Arkivverket om journalpraksis på NTNU: — Noe har sviktet