Betinget optimisme før UiT «går live» med trøbbel-system

Lørdag 1. januar 2022 rulles UiTs nye lønns- og regnskapssystemer ut.

Både Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo har opplevd store problemer i år med innføringen av de samme systemene, mens NTNU har utsatt innføringen til 2023. Noen av problemene er manglende utbetaling av honorarer for midlertidig ansatte og innkjøpsavdelinger som ikke får kjøpt inn virksomhetskritisk utstyr.

Spent på hvordan det vil gå

Organisasjons- og økonomidirektør Odd Arne Paulsen er betinget optimist før UiT «går live» med de nye systemene.

— Det er et stort innføringsarbeid som er gjort sammen med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) og med god støtte fra ressurser ved de andre BOTT-universitetene. Inntrykket er at vi er i rute, men jeg er spent på hvordan det vil vise seg å fungere i praksis, sier han.

— Vi har vært åpne på at det er reelle problemstillinger knyttet til innføringen av de nye systemene, og vi har gjort brukerne oppmerksomme på at det kan være noen utfordringer i starten, sier han.

Paulsen sier at de har hatt spesiell oppmerksomhet mot problemene som UiB og UiO har opplevd med arbeidskontrakter for midlertidig ansatte og innkjøp, og at disse i stor grad er løst.

økonomisystemer

UiT holder fast på innføring av trøblete it-system fra 2022

Ber om tålmodighet

På UiTs nettsider oppfordres de ansatte til å være tålmodige.

– Vi vet at det er komplekse systemer som skal rulles ut for flere tusen ansatte. Vi vet også at det over lang tid har vært jobbet grundig og godt av svært mange for at denne overgangen skal gå så smidig som mulig for UiT. Vi har gode opplæringsverktøy og et godt brukerstøtteapparat på plass i perioden etter overgangen. Samtidig er det viktig og riktig av den enkelte å vise tålmodighet om man skulle møte utfordringer. Mye kan man selv finne ut av ved å oppsøke den digitale brukerstøtten, sier universitetsdirektør Jørgen Fossland.

Ved UiT er det lønnssystemet Paga som skal byttes ut med SAP og regnskapssystemet UBWon byttes ut med Unit4 ERP. De nye systemene leveres av DFØ som en del av BOTT-samarbeidet mellom universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim, og Tromsø.

«Dæven som de jobber»

Hovedtillitsvalgt for Norsk tjenestemannslag (NTL) ved UiT, Marit M. Dahle, tillater seg også å være forsiktig optimist, inntil det motsatte er bevist.

— Men kom tilbake og spør meg i februar/mars, sier hun.

— Jeg er veldig spent, men det forsikres at man har tatt lærdom av erfaringene fra de andre universitetene. Jeg er likevel usikker på om man har sett hvor kompleks og omfattende denne oppgaven er, sier hun.

Dahle understreker at innføringen av de nye systemene er svært arbeidskrevende.

— Dæven som folk har jobbet. Det er kjempemye arbeid og folk legger inn vanvittig innsats for å få dette til. All ære til de som jobber med dette, mange er slitne nå og det blir nok minimalt med juleferie for mange, sier hun.

Har kjørt dobbelt

Odd Arne Paulsen forteller at UiT har kjørt doble systemer på lønn de to siste månedene. Dermed har det blitt mye jobb for mange, når de skulle bruke to systemer og samtidig lære seg det nye.

— Mange har jobbet mye, spesielt fagressursene innen lønn og økonomi, men det skal nok bli tid til juleferie, sier han.

— Vi driver mye opplæring både for brukerne av systemet og for ansatte generelt. Vi har rigget til en brukerstøttefunsjon, vi har e-læringstilbud på nett og kurs første uken i januar. Vi har også sagt at vi utsetter resterende utviklingsbehov til etter mai, slik at vi kan bruke tiden fram til da på å få det vi har til å virke, sier han.

Økonomi

Skal ha ekstern gjennom­gang av DFØ-system

Skal ikke miste noe

I en nyhetssak som er lagt ut på UiTs nettside får ansatte forsikringer om at ingen data skal gå tapt når de nye systemene tas i bruk.

«Du finner ikke alt med en gang. Det er ikke alltid like enkelt å ta i bruk noe nytt om man allerede har godt innarbeidede løsninger. Kanskje er man engstelig for å ikke finne igjen data som lå i «gammelsystemet»», heter det.

De ansatte får noen tips om noen endringer de vil oppleve og beskjed om å si fra hvis de oppdager at noe mangler etter overføringen.

– Bakgrunnen for endringen finner vi i BOTT-samarbeidet mellom de fire universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim, et samarbeid som er initiert av Kunnskapsdepartementet. Fra departementets side er det klare forventninger til ytterligere digitalisering av universitets- og høgskolesektoren, og de fire universitetene samarbeider om å få på plass felles standardiserte administrative og tekniske tjenester på flere områder. Deriblant innen lønn og regnskap, sier Jørgen Fossland.

systemtrøbbel

Flere hundre rammes av problemer med lønns- og IT-system. Nå blir det pause for å fikse feil