Hva avdeling SK gjør

Avdeling SK har et særskilt ansvar for virksomhetsmål 3 – samfunnsrettet virksomhet og formidling. I henhold til Strategi 2020 skal vi blant annet bidra til at HiOA:

• Utvikler seg som ettertraktet samarbeidspartner og kunnskapsleverandør for samfunns- og næringsliv
• Utfordrer og setter agenda i samfunnsdebatten gjennom ulike arenaer for diskusjon og allmennrettet forskningsformidling
• Styrker posisjonen som sentral premissleverandør inn mot besluttende myndigheter
• Tar initiativ til og prioriterer deltakelse i strategisk viktige regionale, nasjonale og internasjonale råd og utvalg
• Vektlegger samfunnsbidraget og relevans i all profilering

Per i dag har vi 12 tilsatte i Seksjon for samfunnskontakt og forskningsformidling, og 17 tilsatte i Seksjon for studentrekruttering, profilering og førstelinje.

Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon har et bredt ansvarsområde:

Hver dag ønskes studenter og besøkende velkommen av teamet på servicetorgene på Kjeller og i Pilestredet, eller når de kontakter HiOAs sentralbord. Dette er høgskolens ansikt utad, og menneskene som jobber her er ofte de første en ny student eller besøkende møter. I arbeidet med å etablere profesjonelle servicefunksjoner i førstelinje, har vi utviklet et tett samarbeid med servicemedarbeidere på fakultet. På den måten sikrer vi mest mulig forutsigbare og profesjonelle tjenester i førstelinje, for både studenter og besøkende.

HiOA har i dag vel 18.000 studenter, og hvert år tas det opp ca. 4000 nye. Det er ingen selvfølge at dagens unge søker seg til oss. Det handler først og fremst om hvilke studietilbud vi har. Men for at studentene skal kunne ta informerte valg må de kjenne til oss, og de må få lyst til å søke seg til HiOA.

Derfor har vi et bredt team som jobber med å rekruttere de best kvalifiserte søkerne til våre mange studier. Våre undersøkelser viser at valg av studie og hvor de søker er en lengre beslutningsprosess, og det betyr at arbeidet med studentrekruttering har gått over til å bli en helårsoppgave.

Vi kjører nå to eksterne kampanjer i året, en i forkant av søknadsfristen og en kampanje ved studiestart. Kampanjen vektlegger synlighet på nett og i det offentlige rom med blant annet takbuer på t-bane, trikk og buss.

I tillegg planlegger og gjennomfører vi aktiviteter som sikrer at potensielle søkere blir kjent med høgskolens studietilbud og faglig aktivitet. Eksempler på dette er Forskningstorget, Forsker grand prix, rådgiverdag for yrkesrådgiverne i videregående skole, åpen dag, deltagelse på messer i Oslo og Akershus og besøk til alle videregående skoler i Oslo og Akershus.

Ved bruk av sosiale medier og andre virkemidler kommer vi i direkte dialog med fremtidige studenter også før de begynner hos oss. Opptaksveiledning på nett og studentbloggere er eksempler på dette.

Vi ønsker de beste kandidatene, men vi ønsker også gjennom god informasjon og dialog underveis i studiet å bidra til at studentene sitter igjen med positive opplevelser når de går ut herfra og inn i yrkeslivet. Fornøyde tidligere studenter er antakelig de beste ambassadørene vi kan ha.

Undersøkelser vi og andre gjør forteller oss at nettstedet vårt er en av de viktigste kildene til informasjon for de som vurderer å studere hos oss. Men vi har også flere brukere av nettstedet. I tillegg til de eksterne sidene har vi også i dag et betydelig innhold beregnet først og fremst på tilsatte og eksisterende studenter. Dagens nettsted har om lag 6000 sider. I tillegg til at det er mye jobb med å vedlikeholde og videreutvikle alle disse sidene, sliter mange med å finne det de trenger.

Derfor er avdelingen nå i gang med å rydde opp i denne strukturen. Blant annet er vi i gang med et større prosjekt for å etablere et nytt nettsted for tilsatte (nettarbeidsplass og intranett). I løpet av 2014 vil dette gradvis føre til at det som i dag er sider for tilsatte vil flyttes over hit, og med verktøy for å kunne øke samhandlingen mellom enheter og mellom de enkelte medarbeidere. På den måten vil vi også få mulighet til å rendyrke hioa.no som et eksternt rettet nettsted.

Noe av ryddejobben må gjøres ute på fakultetene og i andre avdelinger i fellesadministrasjonen, og da er vår rolle å sikre at de har verktøy, kompetanse og andre støttefunksjoner, slik at de kan levere innhold.

HIOA-MAG er HiOAs eget forskningsmagasin. Her presenteres noen av våre fremste forskere sine arbeider. Det vil si etter å ha blir intervjuet av personer fra avdeling SK.

Magasinet utgjør bare en del av jobben til teamet som jobber med allmennrettet forskningsformidling. Forskerne måles først og fremst på publisering i vitenskapelige tidsskrifter, men vår jobb handler om å bidra til at våre forskere i tillegg «kommer på» i ulike redaksjoner rundt om i medielandskapet. Noen ganger går veien til de nasjonale mediene via andre, f.eks. forskning.no, andre ganger får vi inn sakene direkte, eller mediene tar kontakt med oss.

Vi ønsker å få enda flere av HiOAs eksperter ut i den offentlige debatten. Derfor vil vi i tiden som kommer tilby våre forskere kommunikasjonsfaglig støtte i formidlingsarbeidet. 3. desember inviterer vi til et frokostseminar hvor blant annet en av våre rådgivere vil fortelle om hvordan sosiale medier kan brukes i formidlingsarbeidet.

Høgskolen i Oslo og Akershus er en viktig aktør for mange offentlige og private virksomheter, blant annet gjennom praksisplasser og oppdragsvirksomhet. Likevel er det mange som ikke kjenner oss, som burde gjøre det. Vår jobb er å bidra til å gjøre HiOA bedre kjent både nasjonalt og regionalt hos kommuner, bedrifter, organisasjoner og i politikk og forvaltning. Vi er godt i gang med et mer systematisk arbeid for å bygge relasjoner til våre omgivelser.

Vi er også avhengig av å formidle til embetsverk og politikere hva som skal til for at HiOA skal kunne levere enda bedre på samfunnsoppdraget. Vi skal bli en enda bedre forsknings- og utdanningsinstitusjon slik at vi kan gi samfunnet de beste yrkesutøverne og viktig kunnskap samfunnet trenger. Våre dyktige fagfolk på fakultet og institutt gjør oss til den gode forsknings- og utdanningsinstitusjonen vi er. Avdeling SK sin jobb er å bidra med kommunikasjon og samfunnskontakt slik at vi sammen kan nå våre målsetninger.

Vi kan ikke bestemme om vi skal ha et omdømme, men vi kan gjøre en del for å påvirke hvilket omdømme vi skal ha. Det viktigste grunnlaget for vårt omdømme er det som skjer mellom våre 18 000 studenter og nærmere 2 000 tilsatte. Ikke minst dannes vårt omdømme når disse møter omgivelsene rundt oss.

Vår rolle i dette er følge med på, og måle hvilket omdømme vi har og på bakgrunn av det gi råd om hva vi kan gjøre for å styrke vårt omdømme. Vi tenker også omdømme i alt vi gjør av ekstern kommunikasjon, gjennom både kampanjer og arrangementer vi har ansvar for.

Å sikre oss en posisjon i den offentlige debatten er også en del av vår omdømmebygging. Vi skal sørge for at de som representerer HiOA i ulike sammenhenger er godt rustet til å møte ulike utfordringer, blant annet det å håndtere mediekontakt på en god måte.

I avdelingen er det en sterk vilje til å gjøre en så god jobb som mulig for at vi alle skal være stolte av HiOA, enten vi er kollegaer eller studenter. Noen ganger er det nødvendig å hente inn bistand utenfra, enten fordi vi ikke har kompetansen selv eller fordi vi ikke har kapasitet, eller en kombinasjon av dette.

Vi har derfor valgt ut eksterne samarbeidspartnere på ulike områder. Omfanget av samarbeidet vil variere, og det er inngått såkalte rammeavtaler med de eksterne samarbeidspartnerne. Dette betyr at det er satt en maksgrense for hvor mye vi kan kjøpe tjenester for, men det er ingen nedre grense. Det gjøres således en vurdering hver gang hvor mye vi ønsker å kjøpe inn av ulike tjenester. Det er helt sentralt for oss at vi selv sitter i førersetet i ethvert samarbeid med eksterne leverandører.

Leverandørene er valgt ut etter grundige anbudsprosesser, hvor alltid det alltid er flere involverte i avdelingen og hvor prosessene er kvalitetsikret av innkjøpsekspertene i økonomiavdelingen. I utvelgelsene blir det lagt vekt på både pris og kvalitet.

Per i dag har vi følgende samarbeidspartnere med rammeavtaler:

(Artikkelen er først publisert på hioa.no)