Fire universitet vurderer å droppe deler av statens it-system

Når topplederne ved Universitetet i Bergen (UiB) er på instituttbesøk ved egen institusjon er det en sak som går igjen: De nye datasystemene fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). For et drøyt år siden skiftet UiB sine administrative systemer over til DFØ. Da startet det som av flere ansatte er betegnet som et mareritt, og en internrapport fra Universitetet i Oslo betegner som en «ikt-skandale».

Eksterne ansatte som ikke har fått pengene sine, bestillinger som ikke blir betalt eller er utført feil med forsinkelser i forskningsprosjekter som følge.

Smerter

Nestemann ut var Universitetet i Oslo 1.mai i fjor og fra årsskiftet UiT Norges arktiske universitet. NTNU, som også skulle ta i bruk systemet har utsatt oppstarten sin.

Ved UiO har de opplevd mange av de samme problemene med innkjøpsløsningen som i Bergen. Det rapporteres også om frustrerte ansatte ved UiT etter innføringen av DFØ-systemene.

— Det smerter at administrative systemer skal påvirke universitetets kjernevirksomhet. Når det også går ut over omdømmet vårt er det ikke akseptabelt. Derfor har vi satt i gang en mulighetsstudie som kartlegger andre alternativer, sier universitetsdirektør Robert Rastad ved Universitetet i Bergen.

Fikk nei til anbud i 2017

Dette betyr i praksis at de fire universitetene i det såkalte BOTT-samarbeidet (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø), nå forbereder og undersøker mulighetene til ekstern anbudsrunde på deler av systemet som fungerer dårlig for universitetene.

I 2016 ønsket de fire universitetene å legge hele systemet samlet ut på anbud i det kommersielle markedet, men ble etter hvert nektet av sine statlige eiere.

Les også fra 2016

De fire eldste universitetene skal ut i felles anbudsrunder

Kunnskapsdepartementet og Finansdepartementet var den gang blitt enige om at universitetene først, i 2017, måtte vurdere hva hva Direktoratet for økonomistyring, som er underlagt Finansdepartementet, kunne levere.

Direktoratet for økonomistyring (DFØ), er en statlig aktør som leverer lønns- og regnskapstjenester til departementene og flere andre statlige organer. I og med at DFØ er et statlig, så kan de ikke delta i anbudsrunder.

I juni 2018 var dermed dagens avtale, som flere nå har trøbbel med å ta fullt i bruk, med DFØ i boks.

les også

Nye it-systemer gir frustrerte ansatte også ved UiT

Ikke til å leve med

Området hvor DFØ ikke får systemet til å fungere for universitetene er særlig den delen av systemet som har med bestilling og innkjøp å gjøre. Den såkalte «fra bestilling til betaling»- modulen.

— Vi har hatt tilfeller der for eksempel utenlandsbaserte sensorer ikke fikk betaling. Eller at forskningsprosjekter risikerer å miste fremdrift. Dette kan vi ikke leve med. Primært ønsker vi å få DFØ-løsningen til å fungere. Men vi har i full åpenhet startet et arbeid som kan innebære at vi kutter for eksempel innkjøpsmodulen og erstatter den med andre løsninger, sier UiB-direktør Rastad.

Innkjøpet av datasystemene er et samarbeid mellom de såkalte BOTT-universitetene (Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo (UIO), NTNU og UiT Norges arktiske universitet).

Tærer på ansatte

Fra Universitetet i Oslo er det kommet meldinger fra tillitsvalgte om at dataproblemene har vært så store at de går ut over arbeidsmiljøet.

Marianne Midthus Østby,som er nestleder i NTL ved UiO, også ansattrepresentant i universitetsstyret satte ord på frustrasjonen i Khrono i desember:

– Og det begynner å tære på de ansatte. Vi har fått et system som ikke kan levere på tjenestene vi trenger. Mange ikke har fått lønnen sin til riktig tidspunkt og rapporteringsverktøyet er ikke godt nok, uttalte Midthus Østby.

I en rapport om status ved Universitetet i Oslo er DFØ-systemet omtalt som en skandale.

«Prosjektet refereres til som en IKT-skandale, som burde vært løftet opp og diskutert på departementsnivå», heter det videre i rapporten som beskriver status ved Universitetet i Oslo etter et halvt år med DFØ-systemene.

les også

Taper 27 millioner på at NTNU utsetter nytt datasystem

Kartlegger alternativ

De betydelige problemene har ført til at videre utvikling er satt på vent i fire måneder. Samtidig har partene besluttet å få en ekstern gjennomgang av systemleveransen. I dette ligger det også å lete etter alternative løsninger for de delene av DFØ-løsningen som har skapt problemer.

Robert Rastad forklarer at DFØ er fullt orientert når de fire samarbeidspartnerne nå har besluttet å se om det finnes andre løsninger som kan erstatte modulen i DFØ-systemet som handler om innkjøp.

— Primærsporet er selvfølgelig å få leveransen fra DFØ til å fungere. Det vil også være det beste for staten i og med at en god løsning kan tas i bruk av andre etater. Det har selvfølgelig også en kostnad å måtte bytte over til noe annet og nytt. Men vi har likevel funnet grunn til å gjøre en kartlegging av alternativene, sier Rastad.

les også

«Hadde vi levert så dårlig, hadde vi blitt kasta som leverandør»

Undervurdert kompleksitet

— Om dere velger å kutte ut deler av DFØ-systemene, hvilken økonomisk konsekvens utløser det?

— Det har vi ikke oversikt over ennå. Som sagt ønsker vi å kartlegge hvilke muligheter som finnes, sier Rastad. Han mener kompleksiteten til universitetene har vært undervurdert i prosjektet.

— Et universitet kjøper inn utrolig mange ulike varer og tjenester. Populært sagt bestiller vi utstyr som kan tåle å være på havets bunn eller skal gå i bane rundt jorden, sier Rastad.

Han forteller om frustrerte medarbeidere ved universitetet.

— Vi hører om disse problemene fra alle institutter vi har besøkt. De jobber gjerne på et kompleksitetsnivå som systemene ikke takler eller er designet for. Dermed oppstår det feil og det er forståelig at medarbeidere blir frustrerte, sier Robert Rastad.

les også

UiO-notat: DFØ-systemet omtales som IT-skandale

Noen måneder

— Hvor lang tid vil det ta for å kartlegge mulige alternativer?

— Det er mange variabler som skal undersøkes, samtidig som det ikke er så veldig mange alternative tilbydere. Jeg forventer nok at en slik studie tar noen måneder, sier universitetsdirektør Robert Rastad.

BOTT-universitetene hyrer inn eksterne krefter for å gjøre en gjennomgang av hele systemanskaffelsen fra DFØ. I dette ligger også en vurdering av alternative løsninger for innkjøpsdelen.

Slitasje krever hast

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen ved Universitetet i Oslo forklarer at et utfall av gjennomgangen kan være at de fire selv velger å supplere DFØs løsning med «tilpasset funksjonalitet» for delene av bestillingsprosessen «hvor UH-sektorens behov skiller seg fra flertallet av de andre kundene til DFØ».

— Et annet utfall som er nærliggende er å finne ut hvordan vi får gjort riktige tilpasninger av det systemet vi har fått levert. Slik at det leverer som ønsket, sier Benjaminsen.

Han forklarer at det haster med å få gjort systemet bedre.

— Det er en slitasje på brukerne så lenge systemet ikke fungerer, og vi greier ikke å fremstå som en så god kunde og betaler som vi skal være. Problemene innebærer også merarbeid og plunder og heft som blir en kilde til slitasje i organisasjonen, sier Benjaminsen.

Frustrerte ved UiT også

Ved UiT, som tok systemet i bruk 1.januar i år, blir det også meldt om rusk i maskineriet og frustrerte ansatte.

«Systemet er mindre tilfredsstillende og mer tidkrevende i bruk enn det gamle systemet», ifølge orienteringen fra rektor Dag Rune Olsen til UiT-styremøtet som finner sted i dag, 10.februar.

les også

Skal ha ekstern gjennom­gang av DFØ-system