Varsler ekstern gjennom­gang av IT-system.
— Mislighold av kontrakten

Det nye saksbehandlingssystemet som skal innføres ved landets 21 statlige universiteter og høgskoler, seiler i røff sjø.

Etter forsinkelser og krøll ble UH Sak, som er samlebetegnelsen de 21 går under i avtalen, og Sopra Steria, som skal levere det nye systemet, enige om et forlik hvor systemet skulle være klart til innføring våren 2024. 

Så ble dette utsatt til høsten 2024 av leverandøren, før leverandøren nå sier at de ikke klarer å levere det tidlig nok til at det kan innføres før tidligst våren 2025.

Det mener NTNU, som det første universitetet som skal ta systemet i bruk, er mislighold av kontrakten.

universitetet i bergen

DFØ: — Har framleis ikkje fått leveransen

Tærer på organisasjon og tillit

— Jeg hadde et møte med toppsjefen i Sopra Steria, der jeg ga beskjed om at at vi vil lykkes, men at vi mener de har misligholdt kontrakten. Vi må få en betryggende bekreftelse på at prosjektet vil lykkes, og at leverandøren står inne for sine forpliktelser. Får vi ikke det, er alternativet å avslutte prosjektet.

Det fortalte Bjørn Haugstad, direktør for organisasjon og infrastruktur ved NTNU, under torsdagens styremøte. Han sa at de stadige forsinkelsene er krevende for universitetet, særlig av to årsaker:

— De stadige forsinkelsene tærer på organisasjonen, og tilliten til at leverandøren faktisk makter å levere i henhold til spesifikasjonene og kontrakten faller, sa han og la til:

— Så vil nok leverandøren si at 21 institusjoner med ulike detaljønsker er en vanskelig kundecocktail.

Haugstad presiserte under møtet at førsteprioritet for NTNU er at det blir en vellykket leveranse, men at de må ta høyde for at det kan gå galt.

— Derfor er det bestemt at det iverksettes en teknisk revisjon av prosjektet og plattformen, hvor eksterne gjør en vurdering, sa han.

I Sopra Steria er de optimistiske til det videre arbeidet.

— Dette er et av de mest spennende digitaliseringsprosjektene i utdanningssektoren, som kommer til å gi stor verdi. Men det er samtidig komplekst og tidkrevende. Vi har en tett og god dialog med kunden og jobber etter en omforent plan for å komme i mål med prosjektet hos NTNU. Det arbeidet går godt og viser stor fremdrift for tiden, sier Kristin Blix-Elton, kommunikasjonsdirektør i Sopra Steria.

it-samarbeid

Dette selskapet skal levere arkivsystem til 430 mill.

— Må vurdere å avslutte avtalen

Haugstad forteller at de antok at det ble gjort en grundig gjennomgang i mai i fjor da de kom fram til forliket. Problemet skal ligge i kommunikasjonen mellom to systemer som skal inn i løsningen.

Leverandøren skal nå ha satt sammen et erfarent team og rekruttert en ny prosjektleder for å møte kravene fra utdanningsinstitusjonene. Antagelsen fra NTNUs side er at det nye teamet har avdekket en del feil. De som er tettest på, melder ifølge Haugstad nå om et bedre samarbeid.

— Neste milepæl er i juni. Dersom vi når den, er vi tilbake på skinner. Om vi ikke gjør det, må vi alvorlig vurdere å avslutte avtalen. 

— Og for at vi ikke skal risikere at vi kaster bort tiden jobber vi nå parallellt med en plan B, sa Haugstad. 

Systemet skulle opprinnelig innfases ved NTNU i januar 2023, med gradvis innføring hos de øvrige institusjonene utover i 2023 og 2024.

Bakgrunnen er et stort behov for å bytte ut utdaterte saksbehandlingssystemer.