OsloMet inngår forlik etter ulovlig printeravtale

OsloMet inngikk i mars 2024 en ny fireårig printeravtale med selskapet Ricoh, som universitetet hadde hatt flere ulike avtaler om kjøp av printertjenester med tidligere.

Avtalen hadde en verdi på seks millioner årlig, totalt 24 millioner kroner over fire år, opplyser OsloMet.

Problemet var bare at OsloMet ikke hadde meldt fra om at universitetet ikke ønsket å være med på den statlige fellesavtalen om printertjenester gjennom Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). 

Hvis man ikke aktivt gjør et fravalg fra DFØs statlige fellesavtaler innen en fastsatt frist, så er de bindende, går det fram av en redegjørelse som konsulentselskapet KPMG har gjort for OsloMet. I september 2024 inngikk DFØ en slik felles printeravtale med selskapet Canon.

Ser alvorlig på situasjonen

Dermed satt OsloMet med to juridisk bindende avtaler om kjøp av printertjenester, noe som ble oppdaget i mars 2025. 

Fredag 8. mai får styret ved OsloMet saken på bordet, og da handler det om hvordan unngå at noe slikt kan skje igjen.

— Vi ser alvorlig på situasjonen og er godt i gang med å gjennomføre flere tiltak for å styrke styring og kontroll, for å hindre at dette skjer igjen, sier fungerende rektor Tanja Storsul.

MYSTERIUM

Printer fikk gull: Sto uten toner i fem måneder

Inngikk forlik i mars

Ifølge en ekstern juridisk betenkning som OsloMet innhentet fra advokatfirmaet Føyen, var den første avtalen en ulovlig direkteanskaffelse. Anbefalingen fra advokatene var å innlede forhandlinger med Ricoh for å avslutte avtalen, noe som endte med en anbefaling om å inngå forlik.

13. mars ga Kunnskapsdepartementet OsloMet fullmakt til å inngå forlik, og samtidig ba departementet om en redegjørelse om hvordan dobbeltkontraheringen kunne oppstå og hvilke tiltak OsloMet har satt i verk for å unngå at noe slik skjer igjen.

18. mars ble forliket inngått. 

Storsul opplyser at OsloMet har betalt Ricoh 4,9 millioner kroner i erstatningsbeløp. I tillegg betaler universitetet faste månedlige kostnader som totalt beløper seg til to millioner kroner ut oppsigelsesperioden. 

Til sammen koster dermed forliket OsloMet 6,9 millioner kroner.

økonomikluss

17 høgskoler og universitet slipper DFØ-tvang

Utydelige roller og ansvar

KPMG peker i sin rapport på flere årsaker til at OsloMet kunne inngå en ulovlig direkteavtale, samtidig som universitetet var bundet av DFØs fellesavtale. Blant annet ble ikke rutiner for anskaffelse fulgt, det manglet fullmakter og signeringer, krav til arkivering av dokumenter ble ikke fulgt, kommunikasjonen mellom IT-avdelingen og innkjøp var ikke god nok og opplæringen for dårlig.

Tiltakene KPMG foreslår handler om å styrke internkontrollen og blant annet tydeliggjøre roller og ansvar i anskaffelses- og avtaleprosesser, samt styrke opplæringen i slike prosesser.

— Jeg vurderer at konklusjonene i KPMG-rapporten er riktige og godt begrunnet. Universitetet hadde på et tidspunkt inngått to avtaler om kjøp av printertjenester, hvorav den ene var en ulovlig direkteanskaffelse. Vi bestilte derfor en uavhengig undersøkelse av saken. KPMGs gjennomgang av hvordan dette kunne skje samsvarer med vår vurdering, sier Tanja Storsul.

økonomi

Går i pluss, men spinker og sparer. — Har ikke truffet planken godt nok

Ber om tiltaksplan

Når OsloMet-styret skal behandle saken 8. mai, er forslag til vedtak at styret tar rapporten fra KPMG til etterretning og vil følge med på at tiltakene som KPMG foreslår blir gjennomført. En tiltaksplan skal legges fram for styret i juni, og styret ber også om en status på tiltakene i løpet av året. Rektor får dessuten fullmakt til å ferdigstille redegjørelsen som Kunnskapsdepartementet har bedt om.

Tanja Storsul sier at OsloMet, etter at feilen ble avdekket, har iverksatt tiltak for å bedre internkontrollen.

— Vi har også gjennomført tiltak når det gjelder opplæring og samhandling internt. I tillegg til tiltakene vi allerede har satt i gang, vil vi iverksette tiltakene som er foreslått i KPMGs rapport. Vi skal bedre opplæringen i anskaffelsesregelverket, tydeliggjøre og oppdatere retningslinjer og styrke styring, etterlevelse og internkontroll, sier hun til Khrono.

Dette påpeker også KPMG i sin rapport. Der står det at OsloMet har gjort grep for å tydeliggjøre roller og ansvar, formalisere prosesser, styrke avtaleforvalterrrollen og øke samhandlingen mellom IT-avdelingen og innkjøp.

— Det er også satt økt fokus på kompetanseheving, blant annet gjennom opplæring og workshops for ledere og nøkkelroller innen anskaffelses- og avtaleområdet. Samlet sett viser dette at OsloMet allerede har iverksatt viktige tiltak som adresserer flere av de identifiserte rotårsakene til hendelsen, skriver KPMG i rapporten.