Berg-Hansen og jeg

Denne teksten er et debatt­inn­legg. Inn­holdet i teksten uttrykker forfatterens egen mening.

Jeg var nylig i Oslo som opponent i en doktordisputas ved en annen institusjon. I forkant fikk jeg en e-post fra denne institusjonen. Der het det blant annet at vi skulle bruke Berg-Hansen, og at det normale var at opponentene selv kontaktet byrået for å bestille reise og hotell. Det ble oppgitt en e-postadresse og et telefonnummer til reisebyrået. I tillegg fikk jeg et referanse- og prosjektnummer som skulle oppgis, slik at det kunne sorteres til riktig avdeling hos Berg-Hansen.

Det så jo greit ut. Jeg skrev en e-post til den oppgitte adressen, oppga referanse- og prosjektnummer og forklarte hvilke flyavganger og hvilket hotell jeg foretrakk. Effektivt nok, tidsbruken var omtrent den samme som om jeg skulle bestilt begge deler selv — omtrent fire-fem minutter.

Men det var tydeligvis ikke fullt så enkelt. Her følger en steg for steg-beskrivelse av viderverdighetene som fulgte.

Fra arkivet

Valde det dyraste: Universitetet i Bergen får nytt reisebyrå

1. Like etter at jeg har sendt bestillingen, får jeg en e-post fra Berg-Hansen. Her gis det streng beskjed om å bruke bestillingsskjemaet for reiser gjennom NTNU, som altså er min egen hovedarbeidsgiver. E-posten inneholder i tillegg en betydelig mengde generell informasjon. Den er åpenbart autogenerert selv om den er signert, for den kommer bare to minutter etter at jeg har sendt bestillingen. Jeg skjønner ikke helt hvorfor jeg skulle bruke et bestillingsskjema gjennom NTNU, for de hadde jo ingenting med denne reisen å gjøre. Jeg bruker derfor noen minutter på å summe meg.

2. Jeg bestemmer meg for å ta kontakt med en administrativt ansatt ved mitt eget institutt, som ofte bistår meg i praktiske spørsmål. Hun skjønner ganske raskt hva problemet er: Siden jeg — til tross for at jeg så langt som mulig unngår å bruke den — har en profil hos Berg-Hansen gjennom mitt arbeidsforhold ved NTNU, har e-posten jeg sendte fra min jobbadresse automatisk gått til avdelingen som håndterer Berg-Hansens NTNU-avtale. Nå har jeg brukt minst et kvarter både på å tenke og å skrive og lese e-post om denne høyst trivielle reisen. I tillegg har jeg altså heftet en annen kollega, for hvem saken er helt uvedkommende. Hun tar det heldigvis med godt humør.

Reiser

Naboene uenige om hvor viktig det er at rektor reiser

3. Hvis jeg prøver å sende en ny e-post til Berg-Hansen igjen vil derfor det samme skje igjen, og det vil bli flere runder før jeg i beste fall ender opp hos noen som kan hjelpe meg. Men oppdragsgiver-institusjonen sendte meg jo også et telefonnummer. Løsningsorientert som jeg er, bestemmer jeg meg for å prøve dette. Det ser ut til å fungere, for etter rundt fem minutter med ulidelig musikk oppnår jeg faktisk kontakt. Jeg forklarer saken, men innser raskt at jeg er kommet feil. Dum som jeg er, har jeg nemlig ringt Berg-Hansen fra mitt NTNU-nummer, og da er jeg automatisk blitt koblet på en linje som betjenes av dem som håndterer avtalen med NTNU. Dette til tross for at det var dette nummeret oppdragsgiver-institusjonen ba meg ringe til. Men Berg-Hansen vet råd, for de kan sette meg over til riktig avdeling. Nye fem minutter med enerverende musikk, men så får jeg kontakt igjen. Og denne gangen løser det seg — midlertidig. Jeg forklarer hvilke flyavganger og hvilket hotell jeg ønsker. Dette sitter vi altså og går gjennom muntlig, noe som burde vært i boks med et par tastetrykk. Den totale tidsbruken begynner nå å nærme seg en time, men det ser ut til å ha gått greit: Straks samtalen er over, får jeg en e-post fra Berg-Hansen, med referansenummer til både hotell og fly.

4. Dagen før avreise sitter jeg på et apotek og venter de obligatoriske 20 minuttene etter å ha tatt en vaksine. Jeg kommer på at jeg bør taste referansenummeret for reisen inn i flyselskapets app. Det gir en ganske sømløs reise dagen etter, og det har fungert utmerket de få gangene jeg ellers har måttet forholde meg til reisebyrå. Men appen protesterer, den kjenner ikke igjen kombinasjonen av referansenummer og navn. Jeg prøver å gjøre det samme i hotellkjedens app, men det samme skjer der. Etter ytterligere et par forsøk med samme resultat, bestemmer jeg meg for å ringe flyselskapet. Ny dårlig musikk følger, men ganske raskt får jeg snakket med en hyggelig svensk dame. Hun bruker litt tid på å skjønne hvor feilen ligger, men så oppdager hun det: Berg-Hansen har byttet om på for- og etternavn i bestillingen. Hun ber meg holde linjen for å se hva hun kan gjøre, men etter noen minutter kan hun bare beklage. Dette får hun ikke ordnet, jeg må kontakte Berg-Hansen. De må ordne opp i rotet de selv har skapt.

Pendling

UiA avslutter alle avtaler om pendling. Visste ikke at de var ulovlige

5. Tilbake på kontoret ringer jeg atter Berg-Hansen. Prosedyren er den samme som sist. Først noen minutters maltraktering av et musikkstykke jeg uansett ikke liker, deretter er det å snakke med en konsulent som håndterer avtalen med NTNU. Men klok av skade bruker jeg denne gangen litt mindre tid på å få forklart at det er et annet kontor jeg skal snakke med. Når jeg etter et nytt fem-minutt får rette vedkommende i tale, tar det litt tid å forklare hva problemet er. Men de får ordnet opp, i form av en oppdatert bekreftelse på bestillingen, forhåpentligvis med riktig navn. Og det funker. En halvtime senere kan jeg fornøyd legge referansenummeret inn i flyselskapets app. Denne dagen har jeg brukt rundt en time på denne i utgangspunktet trivielle reisen.

6. Jeg skal sjekke inn på hotellet. Det viser seg at Berg-Hansen tydeligvis ikke har tatt seg bryet med å rette opp for- og etternavn hos dem, så mannen i resepsjonen bruker også litt tid på å finne bestillingen. Det blir imidlertid ikke noen stor sak, jeg forklarer hva som er skjedd, viser legitimasjon og det ordnes smertefritt. Bare to-tre minutter gikk til spille der.

Reiseregninger

60.000 kroner skilte dyreste og rimeligste flyreise da NTNU reiste til Singapore

7. To dager senere er oppdaget utført og det er tid for hjemreise. Som vi husker ligger reisen nå i flyselskapets app, men i det jeg sitter på flytoget og prøver å sjekke inn, sier den at «innsjekk er for øyeblikket ikke tilgjengelig». Det var jo litt merkelig, men ingen stor sak, jeg har god tid og kan like gjerne sjekke inn på en av automatene på flyplassen. Det viser seg imidlertid at det samme skjer der. Når jeg taster inn referansenummeret, går skjermen i grått, bare med beskjeden «Feil». Jeg går til manuell innsjekk og forklarer problemet. Jeg har lært nå og vet hva som forårsaker trøbbelet. Hun forstår og prøver tydeligvis å endre dataene i bestillingen, men lykkes ikke. Deretter tar hun en telefon til det jeg antar er billettkontoret, og de diskuterer fram og tilbake hva som kan gjøres. Tiden går, men jeg er som nevnt ute i god tid. Så avslutter hun samtalen og bibringer meg den nedslående beskjed at det ikke er noe de kan få gjort, jeg må ringe Berg-Hansen. Reisebyrået har altså tydeligvis klart å korrigere navnet på avreisen, men ikke på returen (!).

8. Jeg ringer Berg-Hansen, og det er igjen tid for den type musikk som jeg meget ugjerne lytter til. Etter bortimot ti minutter får jeg svar, og som vanlig tar det tid å forklare hvem jeg skal snakke med. Etter en stund forstår konsulenten hva mitt etter hvert påtrengende behov er, og ber meg holde linjen. Sju minutter senere kobler hun seg opp igjen, og bekrefter at alt nå er rettet opp. Jeg får omsider sjekket inn, rundt tre kvarter etter at jeg ankom flyplassen. Hadde jeg ankommet en liten time før avgang, ville jeg neppe rukket flyet.

Reising

Blåste i reisene og kuttet utgiftene med en femtedel

Dette er altså sånt som kan skje når man ikke får håndtert dette på egen hånd. 

Jeg reiser mye, både i jobben og privat, og kjenner mine egne behov, vaner og ønsker mye bedre enn ethvert reisebyrå. Reisebyråer gjør at reisene jevnt over blir dyrere, og de rundt tre timene jeg kastet bort på dette bør strengt tatt også ha sin pris i kroner. 

Men det rammer jo bare meg. Verken arbeidsgiver eller Berg-Hansen merker noe.

Dersom du mener at jeg her ble offer for en ekstraordinær kjede av uheldige omstendigheter, er jeg for så vidt enig i det. Men jeg kan forsikre om at jeg har kolleger som sitter på minst like gode historier om hvordan Berg-Hansen har trøblet ting til for dem. 

Ikke virker reisebyrået opplivende, og ikke bidrar det til å bevare sinnets munterhet.

Universitetet i Oslo

Slutt på at ansatte kan bruke Airbnb og Booking.com på jobbreiser