forskningsrådet 

Forskningsrådet utsetter søknadsfrister etter IT-forsinkelse

Nå kommer det nye søknadssystemet til Forskningsrådet. Det blir dyrere enn først antatt.

— Det er et helt nytt system som skal gi bedre brukervennlighet for søkerne, sier administrerende direktør Mari Sundli Tveit i Forskningsrådet
Publisert Sist oppdatert

Forskningsrådet innfører nå et nytt søknads- og saksbehandlingssystem. 

Du som søker om forskningsmidler vil møte en ny forside og et nytt søknadsskjema. Karakterskalaen for søknader endres fra dagens 1 til 7 til 0 til 5, for å bli likere EUs skala. 

Kriteriene søknader vurderes etter blir standardisert. Ifølge Forskningsrådet skal det bli mer brukervennlig. 

Denne uken 

Det nye systemet er del av et stort digitaliseringsprosjekt som har pågått siden 2021. Nå er det rett rundt hjørnet at du kan søke i det nye systemet. De første kan søke neste uke. 

— Fram til påske har det vært grundig testing. Nå kan vi konstatere at vi er klare til å legge på ordninger. Planen er å starte å publisere utlysninger fortløpende i det nye systemet denne uken. Så vil de komme på i dagene og ukene som kommer, etter hvert som de blir klare fra utlysningsteamene. De første aktiveres og åpnes opp for opprettelse av søknad fra neste uke, sier administrerende direktør Mari Sundli Tveit i Forskningsrådet. 

Forsinkelser gjør at flere utlysninger som egentlig nå skulle vært i gang med å bruke det nye systemet, får utsatt søknadsfrist. Ifølge Khronos opptelling gjelder det 11 utlysninger. 

Det er snakk om utlysninger innen nye kategorier som heter «forskning for økt kunnskap» og «forskning for anvendelse» for over en milliard kroner, for eksempel til forskning på banebrytende muliggjørende teknologier, fremtidens kompetanse, utdanning og arbeidsliv og utviklingen i Russland. 

En standardformulering er denne: «Fristen 22. april er utsatt. Vi forventer å kunne gi informasjon om ny frist medio april.»

Utsatt én måned

De fleste hadde opprinnelig søknadsfrist 22. april, og får nå utsatt frist til 27. mai. Grunnen er at utlysningene må ha vært ute i seks uker før fristen, noe som ikke har vært mulig fordi det nye systemet ikke er rullet ut ennå.

— Får dette noen konsekvenser? Kan det for eksempel føre til at saker hoper seg opp?

 — Det planlegger vi godt for. Planene skal sørge for at det er satt av nok tid til søknadsbehandling. Dette er svært viktig når det er mange frister samtidig, og særlig når det er nytt system, sier Mari Sundli Tveit.

Hun sier at de har utviklet både selve søknadsbehandling og bygget et nytt system for det. Dette er omfattende og grundige parallelle prosesser. 

Hun forteller at forsinkelsene også skyldes at Forskningsrådet endret strategi underveis og gikk fra å utvikle systemet ordning for ordning til å bygge en felles, standardisert løsning for alle utlysninger.

Samtidig brukte de ekstra tid på testing for å sikre at systemet fungerer godt før det tas i bruk.

Det nye systemet, som internt kalles iFront, omfatter behandling av søknader, saksbehandling og prosjektoppfølging. Det skal erstatte dagens system, som heter eSak.

Så mye koster det 

IT-prosjektet har en samlet økonomisk ramme på 198 millioner kroner (målt i 2024-kroner) fram til midten av 2026, ifølge Forskningsrådet. 

Personalkostnader er da ikke regnet med. Det har blitt dyrere enn planlagt. I 2021 var rammen på 145 millioner kroner, opplyser Mari Sundli Tveit.

Men tallene er ikke sammenlignbare, mener hun.

— En stor del av økningen skyldes at man har lagt til en usikkerhetsavsetning, slik man skal ha, sier hun. 

— I tillegg er det noe økning i konsulentårsverk, som blant annet knyttes til nedbemanningen i 2023. Det er mellom åtte og tolv konsulentårsverk, som er en reell økning i prosjektets estimerte kostnader, sier hun.

På grunn av kutt i statsbudsjettet nedbemannet Forskningsrådet kraftig i 2023.

 — Det var rundt 100 medarbeidere som sluttet i den perioden. For å ha den nødvendige kompetansen og farten gjennom det, måtte vi hyre inn konsulentårsverk, sier hun.

Hun sier innføringen av det nye systemet har krevd stor innsats fra Forskningsrådets ansatte.

— Det er et helt nytt system som skal gi bedre brukervennlighet for søkerne. Det skal gi redusert tidsbruk for søkerne og for oss på sikt. Det skal gi bedre sikkerhet. Det skal legge til rette for bedre og mer effektiv saksbehandling. Det gjør at vi får mye bedre mulighet til å analysere data. Det blir lettere å hente ut ulike typer innsikt fra systemet.

Forskningsrådet har allerede brukt det nye systemet for Skattefunn-ordningen i snart to år. 

Powered by Labrador CMS